Solutionner la gestion de vos contenus avec un outil dédié

Gestion de vos contenus

Quel que soit le secteur d’activité de votre entreprise, vous devez gérer chaque jour de nombreux contenus. Sans vous en rendre compte, pour créer et échanger un flux très important de données qui doivent être correctement utilisées et sauvegardées, pour pouvoir ensuite être exploitées. Pour favoriser une bonne gestion de vos contenus, il existe des outils dédiés comme Heysquid. Apprenez-en plus dans cet article.

Les risques d’une mauvaise gestion de vos contenus

À première vue, vous vous dites peut-être que vous n’avez pas besoin d’un outil pour la gestion de vos contenus et vous n’en voyez pas l’utilité. Pourtant, lorsqu’on y regarde de plus près, ce genre de solution est un réel levier de productivité et d’efficacité. Sans une bonne organisation vous pouvez faire face à des conséquences comme

       un accès difficile à vos documents et données pour les collaborateurs,

       un manque de productivité pour les salariés,

       une mauvaise communication interne et externe,

       une protection de vos données bancales,

       des processus métier lent et peu performants…

 

Utiliser ce genre d’outils vous permet de relever des challenges auxquels vous faites face au quotidien comme :

       La conception de documents et processus conformes pour simplifier certaines tâches,

       Le classement et la hiérarchisation de vos documents pour une utilisation optimisée,

       L’augmentation de la productivité des employés grâce à des processus métiers automatisés,

       La traçabilité des informations.

La solution : un outil d’Enterprise Content Management

Si vous souhaitez enfin prendre en main la gestion de vos contenus, vous pouvez avoir recours à des outils dédiés comme des ECM.

Qu’est-ce qu’un ECM ?

L’ECM est une solution qui vous permet de concevoir, stocker, diffuser, organiser et archiver vos différents contenus et données. De cette manière, chaque collaborateur peut y accéder, les utiliser, et les exploiter dans le cadre de ses missions.

Quels contenus peuvent être intégrés ?

L’avantage d’un ECM, c’est qu’il vous permet d’organiser la gestion de vos contenus quelle que soit leur nature. Par exemple, il peut s’agir de mails, de photos, de vidéos, de pages web, de données structurées… Avec un outil de ce genre, vous pourrez centraliser dans une seule et même base l’ensemble de vos documents et données.

 

Les fonctionnalités utiles

Dans un premier temps, un ECM va vous permettre de regrouper toutes vos données dans une seule et même interface. Ensuite, vous aurez la possibilité de hiérarchiser et de connecter ces données entre elles. Cela permet notamment de les trouver plus facilement et de pouvoir les utiliser plus rapidement.

Choisir le bon outil : zoom sur Heysquid

Parmi les différentes solutions d’ECM disponibles sur le marché, nous avons décidé de nous intéresser à Heysquid. Cette solution propose les fonctionnalités d’un ECM mais aussi beaucoup d’autres fonctions intéressantes dont vous pourrez faire usage.

Un ECM, mais pas que…

Heysquid est tout d’abord un ECM, il vous permet d’organiser la gestion de vos contenus physiques et online. Il prend en charge les informations structurées (bases de données existantes) ou non (documents électroniques…).

En plus d’être un ECM, Heysquid est également :

       Un Digital Asset Management : il vous permet de centraliser, stocker et gérer l’ensemble de vos données digitales (documents multimédia) et de concevoir des workflow intelligents.

       Un Gestionnaire Electronique de documents (GED) : il vous permet d’acquérir, de rassembler et de rechercher vos documents depuis n’importe quel canal et pour n’importe quel format.

       Un Component Content Management System (CCMS) : il est idéal pour concevoir des contenus structurés, créer des liens entre vos documents, mettre en place des collaborations avec des acteurs externes…

       Un Business Process Manager (BPM) : il vous aide à concevoir des processus métiers performants et à les optimiser.


En plus de ces nombreuses fonctionnalités, Heysquid est totalement sécurisé. Le logiciel respecte de façon très scrupuleuse le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Miser sur un outil dédié est idéal pour simplifier et optimiser la gestion de vos contenus. Pour cela, optez pour une solution complète qui propose des fonctionnalités de gestion mais aussi de création et d’automatisation. 

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